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NOTARIA UNICA DE GUARNE

 

La Notaria Única de Guarne, empieza sus labores en Enero de 1995, y en el mes de Abril del años 2002, toma posesión como notaria la Doctora Adriana Maria Ruiz Monsalve, cargo que desempeña en la actualidad.

 

En la notaria  contamos con todos los protocolos de bioseguridad.

Prestamos servicios notariales con la debida orientación y asesoria a los usuarios que lo requieren con excelente calidad y alta confiabilidad , como depositarios de la fe pública.

 

 

 

Estructura Organizacional

 

MANUAL DE FUNCIONES DE LA NOTARIA UNICA DE GUARNE- ANTIOQUIA
POLITICA DE CALIDAD
Cumplir con las necesidades de los usuarios mediante una atención con seguridad jurídica, calidad humana, agilidad y transparencia, mediante una buena atención y un proceso de mejoramiento continuo que aseguran un buen servicio a los usuarios en la Notaria Única de Guarne, Antioquia.
MISIÓN
La Notaria única de Guarne garantiza la guarda de la fe pública en el Municipio de Guarne, mediante la prestación de un servicio público, la orientación, inspección, vigilancia y control del servicio notarial; soportada en un sistema de información integral, con talento humano competente y comprometido con los principios de orientación, oportunidad y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad al ciudadano.
VISIÓN
Ser una Notaría reconocida por su calidad profesional, tecnológica y con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública.
NOTARIA
1. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE: NOTARIA
AREA: NOTARÍA
REPORTA A: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
2. DESCRIPCION DEL CARGO – RESPONSABILIDAD
Dirigir, orientar y controlar la administración de La Notaría, fijando las políticas, los planes y proyectos institucionales para garantizar el cumplimiento de los objetivos, la misión y visión de la Entidad.
Garantiza la buena atención al usuario, con el cumplimiento de los parámetros de asesoría profesional, oportunidad, calidad de la información y servicio.
Soluciona todo tipo de situaciones y/o inquietudes de los usuarios y de sus empleados.
3. FUNCIONES
1. Organizar, dirigir y controlar, de conformidad con las directrices trazadas por la Superintendencia de Notariado y Registro y expedir los actos administrativos y demás providencias necesarias para el cumplimiento de las funciones asignadas a sus distintas dependencias.
2. Dirigir y coordinar, de acuerdo con lo dispuesto por La Superintendencia de Notariado y Registro, la inspección, vigilancia y control de los servicios notariales, de conformidad con las normas previstas sobre la materia.
3. Expedir los actos administrativos y demás providencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la entidad.
4. Responder, en cuanto sea de su competencia, por la eficiente prestación de los servicios bajo su vigilancia y procurar el cumplimiento de las disposiciones que al respecto se dicten.
5 Ejercer el control del manejo de los recursos humanos, físicos y financieros de la Notaría.
6. Expedir y ejecutar los actos, realizar las operaciones, ordenar los gastos y celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la Notaría, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias.
7. Dirigir, con sujeción a la ley, la administración de personal de la Notaria; nombrar y remover a sus empleados.
8. Fijar las políticas requeridas para el apoyo y el buen desempeño de la notaría.
9. Observar que todos los documentos que lleguen a la Notaría para su autenticación estén debidamente diligenciados con los parámetros mínimos exigidos para poder proceder a firmarlos.
10. Informar claramente al usuario sobre cualquier situación que este requiera acerca de procesos notariales para poderle brindar un servicio con alta calidad profesional y humana.
11. Presentar oportunamente los informes que deben presentarse ante la Superintendencia de Notariado y Registro, Ministerio de Justicia, ICBF, UIAF, Registraduria Nacional del Estado Civil, entre otras entidades, así como cumplir a cabalidad con el pago del IVA, APORTES A LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA y la RETENCION EN LA FUENTE ante la DIAN.
12. Revisar escrituras públicas, si están correctamente diligenciadas y con sus anexos, firmarlas, en caso contrario proceder a las modificaciones necesarias y firmarlas.
13. Revisar la factura enviada por rentas, si esta correcta llamar al usuario y entregarla con la escritura.
14. Explicarle al usuario, pasos a seguir (rentas, registro y catastro).
15. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad
16. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados
17. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal
18. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la ley o el juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de ésta manera
19. Dar testimonio escrito con fines jurídico-probatorios de los hechos percibidos dentro del ejercicio de sus funciones y del que no haya quedado dato formal en los archivos
20. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la ley civil deban otorgarse ante notaría
21. Llevar estrictamente los libros que constituyen el archivo de la Notaría: Libro de protocolo, Libro de Relación, Índice anual y Libro de Actas de Visita.
22. Pagar oportunamente los emolumentos laborales a los empleados, así como los aportes de seguridad social y parafiscales.
23. Revisar y llevar a cabo los trámites Jurídicos Notariales como son: matrimonios civiles, sucesiones, cesación de efectos civiles de matrimonio católico, cancelación de patrimonio de familia, conciliaciones y demás trámites notariales autorizado por Ley.
24. Cumplir con todas las demás funciones que le sean fijadas en la ley, resoluciones, decretos o reglamentos del gobierno nacional.
4. FINALIDAD DEL CARGO
Lograr para la Notaría, efectividad y legalidad en la atención a los usuarios y en la información que esta genera, cumpliendo con los parámetros de calidad humana y profesional, oportunidad y servicio.
5. REQUISITOS
Ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.
ESTUDIOS
Abogado titulado y haber ejercido el cargo de notario durante 2 años, o ejercido la judicatura o el profesorado universitario en derecho, al menos por 3 años, o la profesión con buen crédito por término no menor de 5 años, o haber tenido práctica notarial o registral por espacio de 4 años.
No siendo abogado, haber ejercido el cargo en círculo de igual o superior categoría durante 6 años, o en uno de inferior categoría por un término no menor de 9 años.
SECRETARIA
1. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE: SECRETARIA
AREA: NOTARÍA
REPORTA A: NOTARIA
2. DESCRIPCION DEL CARGO – RESPONSABILIDAD
Garantiza la buena atención al usuario, con el cumplimiento de los parámetros de oportunidad, profesionalismo, calidad de la información y servicio.
Define políticas de mínimos de inventario de papelería de acuerdo al comportamiento
Soluciona todo tipo de situaciones y/o inquietudes de los usuarios.
3. FUNCIONES
1. Informar claramente al usuario sobre cualquier situación que este requiera acerca de los procesos notariales para poderle brindar un servicio con alta calidad profesional y humana.
2. Pegar en el libro el serial de hojas de escrituración anuladas.
3. Hacer las veces de Notaria encargada, cuando la Notaria titular se separa del cargo, previo lleno requisitos exigidos.
4. Llevar y actualizar anualmente el libro de Registro de Firmas de los Representantes Legales anexando copia de cédula y representación legal de la empresa respectiva.
5. Marcación de los libros de protocolo de escrituración, foliar y ponerles notas de cierre
6. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por la Notaria.
4. FINALIDAD DEL CARGO
Lograr para la Notaría, organización administrativa, efectividad en la atención a los usuarios y en la información que esta genera, cumpliendo con los parámetros de calidad humana y profesional, oportunidad y servicio.
5. REQUISITOS
ESTUDIOS
Bachiller Académico
EXPERIENCIA: Seis meses en actividades similares o relacionadas
PROTOCOLISTA
1. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE: PROTOCOLISTA
AREA: NOTARÍA
REPORTA A: NOTARIA
2. DESCRIPCION DEL CARGO – RESPONSABILIDAD
Garantiza la buena atención al usuario, con el cumplimiento de los parámetros de oportunidad, profesionalismo, calidad de la información y servicio.
Soluciona todo tipo de situaciones y/o inquietudes de los usuarios.
3. FUNCIONES
1. Extender y redactar las minutas de escrituras públicas de venta, hipoteca, englobes, subdivisiones, servidumbres, sucesiones, reglamentos de propiedad horizontal, reformas a los reglamentos de propiedad horizontal, constitución de sociedades, cancelación de hipotecas, dación en pago, permuta, resciliación, liquidación de sociedad conyugal, declaración de la existencia de unión marital de hecho así como de la sociedad patrimonial de hecho, protocolización de documentos etc.
2. Elaborar la respectiva liquidación de cada uno de los actos notariales correspondientes a la respectiva escritura pública.
3. Dar información y orientar a los usuarios sobre los requisitos que se exigen para el otorgamiento de una escritura pública
4. Suministrar información a los usuarios que requieran saber de antemano los pagos a cancelar por derechos notariales, rentas y registro
5. Atender telefónicamente y de manera personal a los usuarios con el fin de brindar la orientación solicitada
6. Recibir todos los documentos que lleguen a la Notarí, para la elaboración de Escrituras públicas, revisarlos, mirar que cumplan todos los parámetros mínimos exigidos por la Ley.
7. Exigirle al usuario la presentación de su documento original.
8. Diligenciar el correspondiente certificado de Retención en la Fuente.
9. Diligenciar y mantener actualizados el libro de Varios.
10. Pasarle a la secretaria el serial de las hojas de escrituración que se anulen para que ella proceda a su correspondiente archivo.
11. Informar claramente al usuario sobre cualquier situación que este requiera acerca de procesos notariales para poderle brindar un servicio con alta calidad profesional y humana.
12. Digitar todo lo relacionado con actas y constancias de conciliaciones.
13. Elaborar el correspondiente certificado de cancelación de Hipotecas.
14. Digitar la información en el SIN, con respeto a las escritura públicas, compararla con la tirilla que genera la máquina registradora y hacer copia de seguridad.
15. Atender las sugerencias, orientaciones y directrices impartidas por la notaria.
16. Recibir y elaborar declaraciones extraproceso.
4. FINALIDAD DEL CARGO
Lograr para la Notaría, efectividad en la atención a los usuarios y en la información que esta genera, cumpliendo con los parámetros de calidad humana y profesional, oportunidad y servicio.
5. REQUISITOS
ESTUDIOS: Bachiller Académico
EXPERIENCIA: Seis meses en actividades similares o relacionadas
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
1. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE: ASISTENTE ADMINISTRATIVA
AREA: NOTARÍA
REPORTA A: NOTARIA
2. DESCRIPCION DEL CARGO – RESPONSABILIDAD
Garantiza la buena atención al usuario, con el cumplimiento de los parámetros de oportunidad, profesionalismo, calidad de la información y servicio.
Soluciona todo tipo de situaciones y/o inquietudes de los usuarios.
3. FUNCIONES
1. Informar claramente al usuario sobre cualquier situación que este requiera acerca de procesos notariales para poderle brindar un servicio con alta calidad profesional y humana.
2. Escanear las escrituras y enviarlas a rentas departamentales.
3. Revisar el correo electrónico, cuando rentas haya contestado, imprimir la factura y entregarla a la notaria.
4. Revisar escrituras públicas, para la aprobación de la Notaria.
5. Expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en los archivos.
6. Dar respuesta a las solicitudes, oficios, etc que hayan en la notaría.
7. Atender las sugerencias, directrices y orientaciones fijadas por la Notaria
4. FINALIDAD DEL CARGO
Lograr para la Notaría, efectividad en la atención a los usuarios y en la información que esta genera, cumpliendo con los parámetros de calidad humana y profesional, oportunidad y servicio.
5. REQUISITOS
ESTUDIOS:
Bachiller Académico
EXPERIENCIA: Seis meses en actividades similares o relacionadas
AUXILIAR CONTABLE
1. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE: AUXILIAR CONTABLE
AREA: NOTARÍA
REPORTA A: NOTARIA
2. DESCRIPCION DEL CARGO – RESPONSABILIDAD
Garantiza información óptima, confiable y a tiempo, con el cumplimiento de los parámetros de oportunidad, profesionalismo, calidad y servicio.
Soluciona todo tipo de situaciones y/o inquietudes de los usuarios.
3. FUNCIONES
1. Elaboración de la planilla integrada de la seguridad social y parafiscales.
2. Recepción de recibos de caja y facturas sobre gastos generales de la notaría.
3. Realizar los informes mensuales contables
4. Elaboración de las declaraciones de IVA y Retención en la fuente, Aportes a la administración de Justicia.
5. Enviar a las diferentes dependencias de la superintendencia los informes mensuales (como aportes y recaudos, colegios Nacional y regional, informe estadístico- informes sobre las escrituras de interés
social- sucesiones que se encuentran en proceso y las que han culminado, informes a la Registraduria Nacional del Estado Civil sobre copias y certificados, etc).
6. Elaborar los informes de la UIAF (RON Y ROS)
7. Elaborar Comprobantes de egreso.
8. Realizar las correspondientes consignaciones en la cuenta notarial.
9. Realizar todos los pagos de gastos que se ocasionen en la notaria.
10. Diligenciar y mantener al día el libro de ingresos y egresos.
11. Elaborar informe de enajenaciones.
12. Elaboración de nomina y pagar a los empleados.
13. Realizar los pagos de servicios públicos, arriendo y demás pagos a los proveedores de bienes y servicios de la Notaría
14. Preparar todos los documentos necesarios para la elaboración de informe a la Súperintendencia y pasárselos a la Notaria para su correspondiente ejecución.
15. Mantener actualizados los libros de retención en la fuente, IVA y libro de informes fiscal de ventas diarias.
16. Realizar las demás funciones o actividades que le sean asignadas por la Notaria
17. Atender las sugerencias, directrices y orientaciones fijadas por la Notaria
4. FINALIDAD DEL CARGO
Lograr para la Notaría, efectividad en la información que esta genera, cumpliendo con los parámetros de calidad humana y profesional, oportunidad y servicio.
5. REQUISITOS
ESTUDIOS:
Bachiller Académico
Conocimientos básicos de contabilidad
EXPERIENCIA: Seis meses en actividades similares o relacionadas
AUXILIAR ARCHIVO Y FOTOCOPIADORA
1. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE: AUXILIAR ARCHIVO Y FOTOCOPIADORA
AREA: NOTARÍA
REPORTA A: NOTARIA
2. DESCRIPCION DEL CARGO – RESPONSABILIDAD
Garantiza la buena atención al usuario, con el cumplimiento de los parámetros de oportunidad, profesionalismo, calidad de la información y servicio.
Define políticas de mínimos de inventario de papelería de acuerdo al comportamiento
Soluciona todo tipo de situaciones y/o inquietudes de los usuarios.
3. FUNCIONES
1. Archivar documentos que se generen en la Notaría.
2. Mantener al día el empaste del protocolo notarial y así mismo la organización del archivo general de la notaría.
3. Sacar las copias a las escrituras, para el remate, y elaborar la correspondiente carpeta para ser entregadas al usuario.
4. Informar claramente al usuario sobre cualquier situación que este requiera acerca de procesos notariales para poderle brindar un servicio con alta calidad profesional y humana.
5. Atender el servicio de fotocopias de registro civil, escrituras y en general expedir las copias que del protocolo notarial sean solicitadas por los usuarios.
6. Atender los domicilios que deban realizarse por fuera del despacho notarial relacionado con autenticación de documentos, presentaciones personales y autenticación de firmas.
7. Colaborar con las actividades de servicios generales que sean necesarias en las instalaciones de la Notaría.
8. Atender las instrucciones, directrices y sugerencias que sean impartidas por la Notaria.
9. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por la Notaria.
4. FINALIDAD DEL CARGO
Lograr para la Notaría, efectividad en la atención a los usuarios y en la información que esta genera, cumpliendo con los parámetros de calidad humana y profesional, oportunidad y servicio.
5. REQUISITOS
ESTUDIOS: Bachiller Académico
EXPERIENCIA: Seis meses en actividades similares o relacionadas
CAJA AUTENTICACIONES
1. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE: CAJA AUTENTICACIONES
AREA: NOTARÍA
REPORTA A: NOTARIA
2. DESCRIPCION DEL CARGO – RESPONSABILIDAD
Garantiza la buena atención al usuario, con el cumplimiento de los parámetros de oportunidad, profesionalismo calidad de la información y servicio.
Soluciona todo tipo de situaciones y/o inquietudes de los usuarios.
3. FUNCIONES
1. Manejar todos los sellos existentes en La Notaria.
2. Atención y orientación al usuario en lo que a autenticación de documentos se refiere como lo son: Presentaciones personales, reconocimiento de firma y contenido, autenticación de copias, certificaciones de huella, autenticación de firma registrada, autenticación de copias de escrituras, etc.
3. Observar que todos los documentos que lleguen a la Notaría para su autenticación estén debidamente diligenciados con los parámetros mínimos exigidos para poder proceder a colocar el sello correspondiente, llenarlo y pasárselo a la Notaria para su aprobación.
4. Exigirle al usuario la presentación de su documento original y proceder a su identificación.
5. Realizar los correspondientes cobros de escrituración, autenticaciones y demás que se requieren en la Notaria, registrarlos en la Máquina registradora y entregar al usuario el recibo de pago con sus correspondientes sellos de cancelación y fecha, y liquidar diariamente los ingresos al finalizar la jornada laboral a la notaria.
6. Informar claramente al usuario sobre cualquier situación que este requiera acerca de procesos notariales para poderle brindar un servicio con alta calidad profesional y humana.
7. Certificar las copias de los registros civiles que reposan en el archivo de la notaria y que sean solicitados por los usuarios
8. Acatar las orientaciones y sugerencias de la Notaria
9. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por la Notaria
4. FINALIDAD DEL CARGO
Lograr para la Notaría, efectividad en la atención a los usuarios y en la información que esta genera, cumpliendo con los parámetros de calidad humana y profesional, oportunidad y servicio.
5. REQUISITOS
ESTUDIOS: Bachiller Académico
EXPERIENCIA: Seis meses en actividades similares o relacionadas.

Funcionarios

La Notaria cuenta con funcionarios capacitados para la atención de las necesidades de cada usuario, respaldo del Notario, quien se encarga de la asesoria de clientes,

Agilidad y celeridad en el trabajo, para un cliente satisfecho.

Normatividad

Es el conjunto de normas jurídicas que regulan la organización del notariado, la función notarial y la teoría formal del instrumento público

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